NHỮNG ĐIỀU BẠN NÊN BIẾT VỀ CÁCH TRẢ LỜI THƯ BẰNG TIẾNG ANH

Cách trả lời thư bằng tiếng Anh tốt nhất cho bạn. Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày trả lời thư bằng tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.

1. Hướng dẫn cách viết trả lời thư bằng tiếng Anh

1. Thông tin cá nhân của người viết:
Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là một bức thư cho cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

2. Ngày tháng:
Hãy cẩn thận khi viết ngày tháng trong trả lời thư bằng tiếng Anh. Người Anh thường sẽ viết ngày trước tháng sau (01/ 11/ 2011) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (11/ 01/ 2011). Cách viết theo kiểu số này có thể gây nhầm lẫn. Do đó tốt nhất là bạn viết thứ ngày tháng đầy đủ ( 01 November 2011 hoặc November 1st, 2011). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lich sự hơn cách chỉ dùng số.

3. Tên và địa chỉ người nhận:
Cách trình bày về tên, tên công ty hay chức danh và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bày tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu trả lời thư bằng tiếng Anh. Thường sẽ chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

4. Ghi chú tài liệu gửi kèm:
Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo trả lời thư bằng tiếng Anh, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2

5. Cách xưng hô đầu thư:
Một bức thư tiếng Anh thường bắt đầu bằng “Dear…” nếu bạn không quen người nhận. Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

Hướng dẫn cách viết trả lời thư bằng tiếng Anh

6. Tiêu đề:
Tiêu đề bức thư sẽ rất hữu ích nhưng không phải là phần bắt buộc phải có trong thư.

7. Nội dung:
Nội dung bức trả lời thư bằng tiếng Anh sẽ được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

8. Cuối thư:
Cuối trả lời thư bằng tiếng Anh giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely Yours faithfully Yours truly

9. Chữ ký:
Bạn nên ký bằng mực đen hoặc mực xanh, tốt nhất là dùng bút mực.

10. Tên họ đầy đủ của người viết:
Bạn nên viết rõ ràng và đầy đủ họ đầy đủ của mình vào ngay dưới chữ ký. Ví dụ: Nguyen Van A Le Thuy B

2. Những lời khuyên khi viết trả lời thư bằng tiếng Anh

NÊN:
Luôn luôn trả lời thư bằng tiếng Anh, dù câu trả lời chỉ đơn giản là “cảm ơn” hay hẹn lúc khác sẽ trả lời kĩ hơn (do đang có việc bận). Đó là cách để người gửi biết chính xác rằng bạn đã đọc trả lời thư bằng tiếng Anh và nắm thông tin. Tất nhiên, loại trừ trường hợp thư gửi đến là thư rác.

Mở đầu trả lời thư bằng tiếng Anh bằng dòng chào hỏi, xưng hô. Điều này thường áp dụng cho những thư mang tính chất công việc, nghiêm túc. Dòng “Chào chị A”, “Anh B thân mến” sẽ giúp xác định rõ người bạn muốn trao đổi là ai và giúp bức thư trọn vẹn hơn.

Đi thẳng vào vấn đề, viết ngắn gọn. Những người bận rộn sẽ rất cảm ơn bạn vì điều này vì tiết kiệm thời gian cho cả hai.

Chia đoạn ngắn, mỗi đoạn một ý rõ ràng. Nếu bạn phải trả lời thư bằng tiếng Anh dài và nhiều thông tin thì việc này sẽ giúp người nhận thư dễ theo dõi và nắm bắt hơn.

Những lời khuyên khi viết trả lời thư bằng tiếng Anh

KHÔNG NÊN:

Viết toàn bộ câu trong trả lời thư bằng tiếng Anh bằng chữ in hoa. Điều đó sẽ gây cảm giác như bạn đang hét vào mặt người nhận thư. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể dùng chữ in hoa để nhấn mạnh ở một vài điểm cụ thể.

Lạm dụng ký hiệu, biểu tượng cảm xúc. “Smileys” hay “emoticons” vẫn thường được bạn trẻ sử sụng khi giao tiếp online để biểu đạt sắc thái cảm xúc trong câu nói của mình. Tuy nhiên, nếu sử dụng quá nhiều những biểu tượng này, bức trả lời thư bằng tiếng Anh của bạn sẽ trông kém chuyên nghiệp đi rất nhiều.

Quên đính kèm tài liệu hay quên đặt tiêu đề trả lời thư bằng tiếng Anh. Chắc chắn là bạn không muốn tỏ ra vụn về, bất cẩn trong mắt người khác đâu nhỉ?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *